Systemfunktionaliteten i Job Ready kan delas in i; funktionalitet som tilldelas användaren och grundläggande funktionalitet som användare kan komma åt som standard. Den här artikeln kommer att beskriva varje funktionalitet inom systemet och hur den är kategoriserad/distribuerad.
Funktionalitet som kan tilldelas hanteras i Användaruppgifts-sektionen i administratörsinställningarna och grundläggande funktionalitet kan inte distribueras.
Nedan beskrivs den grundläggande funktionaliteten och hur den är konfigurerad:
Deltagare –
- Besöka deltagare - Varje användare kan se en deltagares profil om de faller inom deras tilldelade kontorsrestriktioner
- Skapar deltagare - Varje användare kan skapa deltagare
- Skapar förfrågningar - Varje användare kan skapa förfrågningar
Anteckningar –
- Skapar anteckningar - Varje användare kan skapa anteckningar
- Uppdaterar anteckningar - Endast administratörer kan uppdatera alla anteckningar, skapare kan uppdatera sina egna anteckningar
- Raderar anteckningar - Endast administratörer kan radera anteckningar
- Återskapar anteckningar - Endast administratörer kan återskapa raderade anteckningar
Kommunikation –
- Skicka SMS till deltagare - Alla kan skicka SMS till deltagare inom sina kontorsrestriktioner
- Skicka e-post till deltagare - Alla kan skicka e-post till deltagare inom sina kontorsrestriktioner
Arbetsgivare –
- Skapa arbetsgivare - Varje användare kan skapa arbetsgivare i Job Ready
Beslut –
- Skapa beslut - Alla kan skapa ett beslut inom sina tillåtna program och kontorsrestriktioner
- Uppdatera beslut - Alla kan uppdatera ett beslut inom sina tillåtna program och kontorsrestriktioner
Rapporter –
- Rapporter - Alla användare kan få åtkomst till rapporter i Job Ready
Övrigt –
- Hantera preferenser - Endast administratörer kan hantera preferenser i Job Ready
- Hantera beställningar och fakturor - Endast administratörer kan hantera ordrar och fakturor inom Job Ready
Användaruppgifts-modalen är där individernas huvuduppgifter, roller och behörigheter hanteras. Detta hittas under administratörsinställningarna, så endast administratörer med behörighet att konfigurera administratörsinställningar kan komma åt denna modal.
Användarprofilen visar en användares viktiga detaljer som e-postadress, roll, behörigheter och restriktioner.
Behörigheter
• Förnamn/Efternamn - Dessa fält är där förnamn och efternamn fylls i. Dessa är obligatoriska fält.
• Mejl – Mejladress krävs för att koppla systemgenererade mejl och påminnelser som skickas till användarens mejladress.
• Roll - Användarrollen bestämmer systemåtkomst och åtkomst till systemkonfiguration. Rollen 'användare' ger standard utbudet av systemet. Det finns en ytterligare administratörsbehörighet som gör det möjligt för användare att konfigurera Job Ready-instansen.
• Kan hantera administratörsinställningar - Detta skiljer administratörer som kan och inte kan komma åt systemkonfigurationen.
• Telefon - En användare kan ange sitt kontaktnummer.
• Kontor - En användare kan tilldelas ett kontor, detta begränsar inte åtkomsten men tillåter användare att tilldelas en områdeschef och användarna kan sorteras.
• Jobbtitel - Användarens jobbtitel kan fyllas i under deras profil.
• Tidszon - Tidszonen relaterad till användaren kan fyllas i i deras profil.
• Språk - Språkkonfigurationen för användarkontot kan fyllas i under deras profil. Detta kan också konfigureras i användarnas profil.
• Batch Åtkomsttyp - Denna inställning möjliggör för användare att komma åt panelen för massåtgärder. Åtkomstnivåerna 'Egen', 'Alla' och 'Ingen' begränsar om en användare kan se alla massåtgärder, endast deras egna genomförda åtgärder eller begränsar åtkomsten helt.
• Exportera åtkomsttyp - Denna inställning möjliggör för användare att komma åt exportpanelen. Åtkomstnivåerna 'Egen', 'Alla' och 'Ingen' begränsar om en användare kan se alla exporter som genomförts inom systemet, endast deras egna exporterade eller begränsar åtkomsten till denna data.
Behörighetspanelen:
Denna panel bestämmer en användares åtkomst till systemfunktionalitet och verktyg inom systemet som kan påverka klientdata. Dessa behörigheter är uppdelade i sektioner för att kategorisera deras användning inom systemet.
Åtkomstkontroll:
- Visa i användarlistor som aktiv - Denna behörighet (om inte markerad) kommer att visa en användare som inaktiv i användarlistor, så som filter och ändra ordningen på användare i vissa listor (inaktiva användare längst ned på listan) och ta bort dem från andra listor
- Kan exportera data - Exportalternativet kommer att visas eller döljas mot index om denna behörighet är markerad eller ej
- Kan visa konfidentiella anteckningar – Konfidentiella deltagare och anteckningar kan ses av användare med denna behörighet markerad
- Kan skicka SMS -
- Kan skicka mass-SMS - Denna behörighet aktiverar funktionen att skicka mass-SMS till deltagare på deltagar- och organisationsindexen, detta utförs via fliken för massåtgärder
- Kan skicka massmejl - Om denna behörighet är markerad kan deltagare skicka mass-mejl via fliken för deltagare
- Kan hantera förfrågningar - Denna behörighet ger användare möjligheten att hantera förfrågningar och komma åt Förfrågnings-brädan
Deltagarhantering:
- Kan importera deltagare - Denna behörighet begränsar vilka användare som kan importera deltagare. Funktionaliteten ligger under 'lägg till ny'-alternativet i menyn till vänster
- Kan sammanslå deltagare - Sammanslagning av deltagarfunktionen kan nås via deltagarindexet i fliken för massåtgärder om denna behörighet är markerad
- Kan massuppdatera kundkoordinator - Kundkoordinatorn kan bulk-tilldelas genom deltagarindexet
CRM:
- Hantera nationella arbetsgivare - Möjligheten att tilldelas som en grupp eller nationell arbetsgivare kan konfigureras via behörigheterna Hantera nationella arbetsgivare och Hantera grupp-arbetsgivare
- Hantera grupp-arbetsgivare
- Har åtkomst till alla arbetsgivarlistor - Åtkomst till sidorna Alla kontrakt och Alla Organisationer kan hanteras med behörigheterna Har åtkomst till alla arbetsgivarlistor respektive Har åtkomst till alla kontaktlistor
- Har åtkomst till alla kontaktlistor
Placeringshantering:
- Kan avsluta en placering - Denna funktionalitet visas som en rubrik på en placering och ger användare möjlighet att markera en placering som avslutad. Avslutningsorsaker för placeringar kan konfigureras i administratörinställningarna
- Kan skapa ROM2-placering - ROM2-placeringar kan manuellt skapas av användare med denna behörighet aktiverad.
- Kan massuppdatera supportschema - På sidan för placeringar; denna behörighet gör att användare kan massuppdatera supportschemat för placeringar
- Kan lägga till tillåten paus - Denna behörighet indikerar vem som kan lägga till tillåtna pauser för placeringar, tillåtna pauser läggs till via rubrikfältet på en placering
Begränsa till dessa kontor:
Administratörer kan konfigurera vilka data varje användare kan se. Om en användare tilldelas särskilda kontor kan de endast se data tillhörande det kontoret. Denna begränsning överskrider aktiverade behörigheter; detta innebär att även med behörigheten 'Kan visa konfidentiella deltagare' markerad kommer det att finnas deltagare och anteckningar som användaren inte kan se på grund av kontorsrestriktioner.
I rullgardinsmenyn finns alternativet 'Välj alla', detta kommer automatiskt att välja alla kontor som för närvarande är tillgängliga. Detta är främst användbart om det bara finns ett par kontor som du inte vill att användaren ska kunna se. Om du vill att en användare ska kunna se alla kontor tillämpar inte att välja inga platser några begränsningar.
Observera: Om ett nytt kontor läggs till, kommer en användare som har blivit tilldelad valet ”Välj alla” kontor inte kunna se det nya kontoret förrän det uppdateras i administratörsinställningarna